پیشرفت فناوری و دیجیتالی‌شدن، به فرایند حسابرسی سرعت و سهولت بخشیده است. حسابرسان و مشتریانی که براساس جغرافیا از هم جدا شده‌اند، اکنون می‌توانند به صورت آن‌لاین متصل شوند و ساعت‌های طولانی را که صرف جست‌وجو در  پرونده‌ها در محل می‌کنند، حذف کنند. حسابرسی از راه دور انعطاف‌پذیری را ارائه می‌دهد، اما ریسک‌هایی نیز دارد. یک رویکرد ترکیبی برای حسابرسی احتمالاً می‌تواند به کاهش این ریسک‌ها کمک کند.

سارا لرد، حسابدار رسمی و حسابرس ارشد مؤسسه‌ی آر اس ام در مینیاپولیس ایالات متحده‌ی آمریکا گفت، در گذشته، ما در محل مشتری مستقر می‌شدیم. اما اکنون، نیازی نیست در دفتر مشتری بنشینیم تا داده‌های‌‌شان را تحلیل کنیم، این کار را می‌توانیم از دفتر خود و از راه دور انجام دهیم. با این حال جلسات حضوری و مشاهده‌ی فیزیکی موجودی‌ها هنوز الزامی است. عملیات در محیط‌های ترکیبی که بخش‌هایی از حسابرسی در محل و برخی دیگر خارج از محل مشتری هستند، بهترین نتیجه را برای حسابرس و مشتری فراهم می‌کند.

سارا  لرد، که همزمان رئیس هیات استانداردهای حسابرسی انجمن حسابداران رسمی آمریکا است می‌گوید چشم‌انداز به‌شدت تغییر کرده است، درست مانند تمامی جنبه‌های دیگر جامعه، زیرا ما از لحاظ دیجیتالی فعال‌تر شده‌ایم. اما محیط‌های ترکیبی بدون ریسک نیستند و حسابرسی از راه دور چالش هایی را ایجاد می‌کند. حسابرسان باید هوشیار بمانند تا اطمینان حاصل کنند که حسابرسی آن‌ها با کیفیت بالا باقی می ماند.

نگرانی‌ها در مورد شکاف‌های امنیتی

حسابرسی از راه دور توسط فناوری‌هایی همچون نرم‌افزارهای کنفرانس ویدئویی و با اتصال به نرم‌افزارهای امنیتی، درگاه‌های الکترونیکی، فایل‌های مختلف و سایر امکانات دیجیتالی انجام می‌شود. اما با این امکانات، نگرانی‌های احتمالی در مورد شکاف‌های امنیتی یا مشروعیت اسناد وجود دارد. باربارا لوئیس، حسابدار رسمی و رئیس مؤسسه‌ی کلیفتون لرسون آلن در این‌باره گفت، نمی‌دانید که آیا سند اصلی را می‌بینید یا نه. پی دی‌اف‌ها قطعاً قابل ویرایش هستند. وقتی صورت‌حساب‌های بانکی را برای ما ارسال می‌کنند، ممکن است افرادی به آن‌ها دست یابند و آن صورت‌حساب‌های بانکی را ویرایش کنید. درست است که حسابرسان می‌توانند با بانک‌ها برای دریافت فایل‌ها به طور مستقیم کار کنند، اما به هر حال اسناد از یک طرف مستقل ارائه می‌شوند.

برای اطمینان از معتبر بودن امضای دیجیتال، فاکتورها و سایر اسناد، کمی دقت و آگاهی بیش‌تر لازم است. اگر موضوعی غیرعادی به نظر می‌رسد، حسابرسان باید گفت‌وگو کنند. همچنین، حسابرسان تنها کسانی نیستند که کار از راه دور را شروع کرده‌اند؛ مشتریان نیز احتمالاً این کار را کرده‌اند و کار از راه دور ممکن است تغییراتی را در شیوه‌های کاری آنان ایجاد کرده باشد و تمام این‌ها را باید در نظر گرفت. آیا مشتری نحوه‌ی انجام کارهای خود را به گونه‌ای تغییر داده است که بر حسابرسی تأثیر می‌گذارد و آیا به این دلیل ریسک بیش‌تری وجود دارد؟ لوئیس بیان کرد، حسابرسان باید بدانند که آیا تغییر در فرایندهای مشتری بر حسابرسی تأثیر می‌گذارد یا خیر و مطمئن شوند که اسناد حسابرسی فرایندهای به روز شده را نشان می‌دهد.

روابط و ارتباطات، منجر به حسابرسی قدرتمند می‌شود

روابط و ارتباطات قوی، بخش جدایی‌ناپذیر هر حسابرسی هستند. لوئیس معتقد است تغییر به سیستم از راه دور، تقویت روابط با مشتریان را دشوار کرده است. اگرچه راهکارهایی مانند ایجاد یک تیم متمرکز بر مشتریان وجود دارد، اما این موضوع مانند داشتن ارتباط شخصی یک به یک نیست.

لوئیس افزود، در کسب‌وکار حسابرسی که مبتنی بر ارتباط است، زمانی که نتوان ارتباط و تعامل را عمیقاً رونق داد، حسابرس در معرض ریسک از دست دادن اعتماد قرار می‌گیرد. با 100% کار کردن از راه دور، از توانایی حسابرس برای اعمال تردید کاسته می‌شود. حسابرسان امکان گفت‌و‌گو و توانایی مشاهده‌ی مستقیم نحوه‌ی عملکرد مشتری را از دست می‌دهند. آن‌ها همچنین ممکن است تصویر کاملی از فرهنگ سازمانی  واحد مورد رسیدگی را دریافت نکنند.

لرد گفت، شما با حضور در محل مشتری خیلی موارد را دریافت می‌کنید. اما در محیطی که صرفاً به تماس‌های ویدیویی متکی است، ناتوانی در خواندن زبان بدن و لحن کلامی یا نوسانات کلامی، مانع بزرگی برای حسابرسان است. برای کاهش این چالش، یک چشم تیزبین ایجاد کنید و شاید یک نفر دوم را وارد ارتباط کنید تا حواسش به هر اخطاری در روابط باشد.

یک جدول زمانی طولانی و ناکارآمد

در حالی که حسابرسی از راه دور ساده انگاشته می‌شود، اما می‌تواند فاقد به موقع بودن و کارآیی حسابرسی حضوری باشد.

به گفته‌ی لوئیس، حواس‌پرتی‌ها در محیط‌های دور رایج‌تر است. اتفاقاتی که در پیرامون شما می‌افتد، تمرکزتان را می‌گیرد و ممکن است با یک ضرب‌الاجل جدی یا یک گرفتاری خانگی، کارتان مختل شود. وی اضافه کرد که از دست دادن بخشی از کنترل یا یک فرایند، در حسابرسی از راه دور بسیار ساده‌تر اتفاق می‌افتد.

لوئیس همچنین به تغییر عمده در کارایی، به خصوص در پایان کار مشتری اشاره کرد. به گفته‌ی وی، زمانی که حسابرس به صورت فیزیکی حضور نداشته باشد، انگیزه‌های مشتری برای ارائه‌ی تمام اسناد لازم کاهش می‌یابد. به نظر می‌رسد که تکمیل فرایند حسابرسی از ابتدا تا انتها توسط حسابرس، کمی بیش‌تر طول می کشد، زیرا زمانی که می خواهید آن را از راه دور انجام دهید، مشتری توجه لازم را به شما نمی‌دهد و در نتیجه سرعت  روند کار را کاهش می‌دهد.

وی گفت که متوجه ذهنیت به‌اصطلاح «از دل برود هر آن که از دیده برفت» نزد برخی مشتریان شده است. تغییر و به تعویق انداختن ضرب‌الاجل‌ها تا آخرین لحظه به‌سادگی رخ می‌دهد. حسابرسان باید از این موضوع آگاه باشند و برای اطمینان از انجام به موقع حسابرسی‌ها با مشتری هماهنگ باشند.

محیط ترکیبی انعطاف‌پذیر

هم لرد و هم لوئیس موافق حسابرسی‌های ترکیبی هستند و معتقدند بسیاری از کارها را می‌توان خارج از محل انجام داد و می‌توان بخش‌هایی از حسابرسی را که می‌خواهیم در محل انجام دهیم شناسایی کنیم تا مطمئن شویم که کار به شکل کارآمد و مؤثر انجام می‌شود.

برای موثر ماندن، فرایندها و سیستم‌ها باید انعطاف‌پذیر بمانند و حسابرسان نیز باید هوشیار بمانند و خط مبنایی از کیفیت را در نظر بگیرند که همچنان کیفیت حسابرسی و اطمینان از کاری که انجام می‌دهیم را فراهم کند.

لرد گفت، اختلال‌ها پشت هم رخ می‌دهند، از همه‌گیری ویروس کرونا به جنگ و تورم و رکود اقتصادی می‌رویم. همیشه چیز جدیدی برای ما هست که باید در نظر بگیریم چگونه می‌تواند در اثر فشار، بر صورت‌های مالی اثر بگذارد. حسابرسی‌های ترکیبی پاسخ‌های بهتری را به این تغییرات ارائه می‌دهند و توانایی برقراری تعامل از راه دور برای ما و مشتریان ما واقعاً راه‌کار کاربردی بوده است.