متخصصان حسابداری در مورد چگونگی انجام کار حسابرسی از راه دور، سالها بحث کردهاند اما ویروس همهگیر کووید19 ناگهان این عمل را تسریع کرد. در این مطلب به تجربیات رهبران سه مؤسسهی حسابرسی کوچک در زمان گسترش حسابرسی از راه دور در طی همهگیری، ازجمله برنامهای که برای ادامهی کار یا انجام متفاوت آن داشتهاند، پرداخته شده است.
بسیاری از حسابرسیها، مربوط به داراییهای دیجیتال هستند و میتوانند از هرکجا مورد دسترسی و ارزیابی قرار بگیرند. حسابرسی از راه دور 100 درصد از راه دور نیست. این موضوع به معنای عدم ارتباط با مشتری یا نداشتن جلسات حضوری نیست بلکه به معنای انجام بیشتر کارهای حسابرسی از راه دور (به لحاظ فیزیکی) است.
مؤسسهی مشاورهی ویلسون جدیدترین بررسی دوسالانهی خود را تحت عنوان (کار در هر زمان و هر مکان) در سال 2020 انجام داد و برای 61 درصد از 223 مؤسسهی ارائه دهندهی خدمات مورد بررسی خود اینگونه برنامهریزی کرد که بیش از نیمی از کار حسابرسی خود را از راه دور انجام دهند. همین موضوع در پرسشنامهی قبل از همهگیری نیز مطرح شده بود و فقط 17 درصد از مؤسسات بودند که اکثریت کار حسابرسی خود را دور از محل مشتری انجام میدادند.
اولویت حسابرسی از راه دور
درزمینهی حسابرسی از راه دور، پیش از همهگیری فقط دو تن از رهبران مؤسسات کوچک، زوئی دیویس و آدام کینگ، ریسکهای حسابرسی از راه دور را پذیرفته و آن را اجرایی میکردند.
بسیاری از مشتریان مؤسسهی دیویس اذعان داشتند حسابرسی از راه دور را ترجیح میدهند. دیویس اذعان کرد، برنامهریزی ما بسته به نظر مشتریان است، اما انتظار داریم 85% از حسابرسیهای ما در سال جاری نیز از راه دور باشد.
به نظر آدام کینگ نیز کار از راه دور تجربیات مؤثرتری برای کارکنان و مشتریان ایجاد کرده است.
وی افزود، این یک محیط عملیاتی متفاوت است زیرا گروههای حسابرسی ماهها کنار مشتریان خود ننشستهاند ( البته بسیاری از مشتریان هم این کار را دوست ندارند). این یک دنیای از راه دور است و من این واقعیت را اعلام میکنم که کار مؤسسهی ما میتواند همیشه از راه دور باشد، اما اگر مشتریان بخواهند ما در محل حضورداشته باشیم نیز امکانپذیر است.
به طور کلی ایجاد روابط در طول حسابرسی در محل مشتری میتواند چالشبرانگیزتر باشد، زمانی که حسابرسان برای یافتن فضایی در محل مشتری تحتفشار هستند یا برای بازدید از آنها تعامل لازم صورت نمیپذیرد، یا زمانی که کار میدانی در مدتزمان کوتاهی فشرده میشود.
به گفتهی ویلسون، مشتریان برای زمانی که صرف برقراری رابطه و مشاوره گرفتن از حسابرسان خود میکنند ارزش قائل میشوند، اما این امر معمولاً در حین کار میدانی اتفاق نمیافتد و در بسیاری از موارد میتوان این کار را با کارایی بیشتری از محل دفتر مؤسسه انجام داد.
به گفتهی ویلسون، داشتن گزینهای برای انجام بخشهایی یا حتی تمام کار حسابرسی از راه دور، کمک میکند حسابرسانی که با سفرهای مکرر فشار زیادی به آنها وارد میشود را در کنار خود نگهداریم. کارکنان حسابرسی که رفتوآمدهای بسیاری دارند یا به محل مشتریان سفر میکنند، در طول زمان، بهویژه زمانی که خانواده تشکیل میدهند، آسیب میبینند و این برای مؤسسات شکنندگی ایجاد میکند. نظر او بر این است که حسابرسیها احتمالاً بیشتر از جابهجایی کارکنان آسیب میبیند تا اینکه از راه دور انجام شود.
سیستم کار ترکیبی
در اوایل همهگیری نکات مثبتی آموختیم و برخی از مشتریان نیز حسابرسی از راه دور را پسندیدند اما بااینحال، لزلی کلی، حسابدار رسمی و شریک مؤسسهی دارور کلی در گرین ویل ایالت کارولینای جنوبی، گفته است تصمیم دارد روش کاملاً از راه دور را انتخاب نکند.
وی اذعان کرد، مؤسسهی ما یک گروه مشارکتی و برونگرا است و به دلیل شخصیتمان مشتریانی داریم که خواهان و قدردان ارتباطات هستند. حسابرسی یک خیابان دوطرفه است که حسابرسان با به اشتراک گذاشتن اطلاعات، منبعی را در اختیار مشتریان قرار میدهند و این تعامل اثربخش با گذراندن صحیح زمان با یکدیگر، میسر میشود.
کینگ اظهار داشت که کار از راه دور برای مشتریان و مؤسسه ارزانتر است و محیط کاری انعطافپذیری را برای کارکنان و متخصصان خود فراهم کرده است.
از سوی دیگر، ویلسون توصیه کرد که قیمتگذاری برای کار از راه دور باید در همان سطحی باشد که کار حضوری است، منهای هرگونه هزینههای سفر قابلاعمال. وی تأکید کرد که کیفیت این کار و ارزش آن برای مشتری یکسان خواهد بود.
پذیرش فناوری و ساختارهای کاری جدید
کلی و دیویس خاطرنشان کردند که برخی الزامات حسابرسی ممکن است در حسابرسی صورت مالی از راه دور قابل اجرا نباشد و نمیتوان آنها را زیر پا گذاشت. حسابرسان باید بهترین قضاوت خود را در این سناریوها اعمال کنند و اطمینان حاصل کنند که رویههای لازم یا موردنیاز بهدرستی تکمیلشدهاند.
کلی گفت که بررسی اسناد، پرسوجو از مدیریت و مشاهدهی فعالیتهای مشتری، مواردیاند که دستیابی به آنها از راه دور دشوار است، درحالیکه مشاهدهی این فعالیتها در زمان واقعی، اطلاعات ارزشمندی را ارائه میدهد.
به گفتهی وی استانداردهای حسابرسی باید در این زمینهها رعایت شود. مسئلهی مهم این است که باید دربارهی اجرایی کردن آنها در زمان برنامهریزی بحث کرد، زیرا ممکن است نتوانیم حسابرسی کاملاً مجازی را در همان سطح کیفیت مورد انتظار نگهداریم.
ویلسون بیان کرد، برخی از مؤسسات رویکرد خلاقانهای را اتخاذ کردهاند و از پهپادها و سایر فناوریها برای کنترل موجودی استفاده میکنند. او پیشنهاد کرد قبل از حسابرسی جلسهای ویدیویی برگزار شود تا نحوهی کار حسابرسان را به مشتری توضیح دهد، همهی فناوریهایی که قصد استفاده از آن وجود دارد، معرفی و اطلاعات در مورد مراحل بعدی و موعد مقرر ارائهی نتیجه، ارائه شود.
پیشنهاد دیگر او بدین شرح است که زمانی که حسابرسان در دریافت دادههای موردنیاز خود از راه دور با مشکل مواجه میشوند جلسهی ویدیویی ثابتی در همان زمان تشکیل شود و توجهها به رفع موارد یا نگرانیهای حلنشده معطوف شود تا مشتریان بر مسائل الزامی در آینده متمرکز شوند. همچنین این روش هنگام مدیریت یک گروه حسابرسی از راه دور یا پراکنده نیز قابلاجراست تا در بررسی روزانه پیشرفت و حفظ روند کارها مورد استفاده قرار گیرد.
مؤسسهی دیویس از تماس تصویری، ارسال ایمیل بیشتر و تماس تلفنی برای جمعآوری اطلاعات استفاده میکند و کارهای زیادی را خارج از سایت ( محل مشتری) انجام میدهد. آنها گاهی مجبور به برنامهریزی برای بررسیهای حضوری، بحثهای کنترل داخلی یا مشاهدهی موجودیها میشوند.
دیویس افزود، در اثر همهگیری، ما بیشتر در مورد بهبود تجربهی مشتری فکر کردیم، بنابراین اقدامات بیشتری را برای پیش از اجرای حسابرسیها، برنامهریزی کردیم. به عنوان نمونه کارمندی تمام سؤالات ما را جمعآوری، و ایمیلی حاوی لینکی از پلتفرم ما را برای مشتری ارسال کرد. جلساتی را برای مشتریان برنامهریزی کردیم تا به سؤالات مطرحشده پاسخ دهند،آنها در جلسات پایانی اظهار کردند که از نحوهی انجام حسابرسیها راضی بودند و کمتر دچار مشکل شدهاند.
ویلسون امیدوار است که مؤسسات سریعتر سیستم کاری از راه دور را در پیش گیرند. وی افزود، حسابرسی از راه دور بیشتر و بیشتر میشود، بحثها و فعالیتهای استراتژیک بیشتری با مشتریان بهصورت حضوری، و خارج از چرخهی حسابرسی انجام خواهد شد.
منبع:
www.journalofaccountancy.com