ملاحظات مهم و نکات برنامه­‌ریزی

پرسش‌ها

هنگام واکنش به بحران، واحدهای تجاری باید عوامل برنامه‌­ریزی زیر را در نظر بگیرند:

· آیا واحد تجاری ظرفیت مناسب برای شناسایی، ارزیابی، واکنش و بازیابی رویدادهای بحرانی از جمله بحران ویروس کرونا را دارد. این ظرفیت شامل مجموعه­‌ای از روش‌های آزمون شده برای شناسایی، گزارش، اشتراک اطلاعات، تصمیم­‌گیری جمعی و سازوکارهای بازخوانی بحران می‌­باشد.

· بررسی هزینه‌­ها و شناسایی راه‌های مذاکره برای شرایط بهتر با تأمین‌­کنندگان، حذف هزینه‌­های ثابت و متغیر غیرضروری و ایجاد فهرست اولویت­‌بندی شده هزینه‌­هایی که در صورت نیاز می­‌توان از آنها صرف نظر کرد.

· بررسی فرصت‌های تجدید ساختار یا قراردادهای تأمین مالی مجدد به منظور بهر‌ه‌مندی از نرخ‌­های کم‌تر بهره یا مدت زمان بیشتر برای بازپرداخت با هدف جلوگیری از ریسک درماندگی مالی.

· بررسی فرصت‌های ممکن برای تطبیق محصولات و خدمات با پیشنهاد مشتری در طی شیوع بیماری برای حداکثر کردن سودآوری شرکت.

· ارتباط با صاحب‌کاران به منظور هشدار دادن به آنها در مورد احتمال پیامدهایی که ممکن است در اثر بحران به‌وجود آید و اقداماتی که برای کاهش آثار این پیامدها در حال انجام است.

1. آیا واحد تجاری سناریوهای احتمالی درباره تأثیر کرونا بر عملیات خود را شناسایی و برنامه ارزیابی ریسک اجرا کرده است؟

· از دیدگاه افراد (با در نظر گرفتن کارکنان و سایر افراد فعال در عملیات سازمان)

· از دیدگاه مواد اولیه (در دسترس بودن زنجیره‌ی تأمین مواد)

· از دیدگاه مالی (پیش­‌بینی جریانهای نقدی، بررسی وثایق تسهیلات مالی)

2. اگر پاسخ سوال قبلی بله است، آیا آثار احتمالی کاهش یافته و اقدامات لازم در این زمینه برنامه­‌ریزی شده است؟

3. آیا سرعت انجام مخارج در رابطه با برنامه­‌های توسعه و پروژه­‌های درجریان تکمیل واحد تجاری بررسی شده است؟

4. آیا اولویت تخصیص منابع بازنگری شده و منابع ابتدا به حوزه­‌هایی از فعالیت تخصیص داده شده که از بحران تأثیر نگرفته­‌اند؟

5. آیا فرصت­‌های انتقال عملیات به بازارهای جدید و با هدف تأمین نیازهای مشتریان بررسی و شناسایی شده است؟

6. آیا راه‌هایی برای کنترل بودجه­‌ها و صرفه‌­جویی در هزینه‌­ها شناسایی شده است؟ به عنوان مثال امکان برون­‌سپاری برخی عملیات با هدف افزایش کارایی هزینه­‌ها.

7. آیا مذاکرات لازم با تأمین­‌کنندگان مالی به منظور بازنگری در شرایط قراردادهای وام انجام شده تا از کفایت منابع مالی اطمینان حاصل یا از برخی مفاد قراردادها معافیت گرفته شود؟

8. آیا در صورتی که فرضاً توقف عملیات اجباری باشد، راه حل های جایگزین شناسایی شده است؟

9. آیا ریسک های مربوط به کارکنان اصلی شناسایی شده است؟ اگر یکی از کارکنان که وظیفه‌ی حیاتی در عملیات واحد تجاری دارد مبتلا شود، آیا فرد مناسب برای جایگزینی وجود دارد؟

ملاحظات مهم و نکات برنامه­‌ریزی

پرسش‌ها

هنگام واکنش به بحران، واحدهای تجاری باید عوامل برنامه‌­ریزی زیر را در نظر بگیرند:

· تعیین موقعیت ریسک‌ها در زنجیره‌ی تأمین (فعالیت‌های بالادستی یا پایین دستی)

· این ریسک چه تأثیری بر پایدار کسب و کار دارد؟ (یعنی واحد تجاری چه مدت می­‌تواند بدون تأمین یک کالای خاص به فعالیت خود ادامه دهد)

· بررسی ریسک زنجیره‌ی تأمین از لحاظ:

ریسک بازار (عدم تعادل عرضه و تقاضا)

ریسک انسانی (محدودیت نیروی کار)

ریسک مالی (تأثیر بر سودآوری)

ریسک تولید (احتمال شکست)

· در صورت نیاز باید برای یافتن و تایید صلاحیت تأمین­‌کنندگان جدید و شناسایی روش‌های دیگر حمل­‌و­نقل اقدام شود.

10. آیا واحد تجاری آثار احتمالی بحران بر زنجیره‌ی تأمین را ارزیابی کرده است؟ آیا چگونگی کاهش این آثار بررسی شده است؟

11. آیا اولویت‌­ها بین خطوط تولید بازنگری شده تا بتوان به تغییرات بازار در اثر بحران بطور مناسب واکنش نشان داد؟ برای مثال افزایش موجودی لوازم ایمنی و ذخیره کردن لوازم ضروری.

12. در مواردی که تأمین کننده اصلی قادر به تأمین کالا نیست، آیا تأمین کنندگان جایگزین داخلی یا خارجی بررسی شده اند؟

13. آیا تمهیدات لازم برای مواجهه با مشکلات احتمالی پیش بینی شده در زنجیره‌ی تأمین اندیشیده شده است؟ برای مثال، بررسی ظرفیت سایر تأمین کنندگان در سایر مناطق جغرافیایی، تغییر ترکیب تولید، برنامه­‌ریزی برای روشهای جدید تحویل کالا به مشتریان.

14. آیا تأمین­‌کنندگان برنامه‌­های مدونی برای تداوم عملیات و بازیابی اطلاعات در مواقع بروز مشکلات فناوری تهیه کرده‌­اند؟

15. آیا احتمال عدم حضور کارکنان کلیدی برای مدت زمان طولانی در نظر گرفته شده است؟

16.آیا اقداماتی برای از سرگیری فعالیت‌ها بعد از بحران تدوین شده است؟

ملاحظات مهم و نکات برنامه‌­ریزی

پرسش‌ها

هنگام واکنش به بحران، واحدهای تجاری باید عوامل برنامه­‌ریزی زیر را در نظر بگیرند:

· آیا عملیات آنها امکان دورکاری را فراهم می‌­کند.

· در شرایط شیوع گسترده بیماری، واحدهای تجاری باید تیم­های کاری مهم را از طریق تجزیه گروه‌های کاری به مناطق جغرافیایی مختلف، از یکدیگر جدا کند.

· ممکن است تعطیلی یا خودقرنطینگی لازم باشد که در این شرایط نحوه اطلاع‌­رسانی به کارکنان اهمیت دارد.

17. آیا به کارکنان درباره اهمیت بهداشت فردی در محل کار یادآوری شده است؟

18. آیا برنامه ارتباط کارکنان تدوین شده و اطلاعات لازم درباره اقدامات احتیاطی به منظور جلوگیری از شیوع ویروس به اطلاع آنها رسیده است؟

19. آیا فرایندهای بهداشتی و ایمنی پیش بینی شده است؟

20. آیا نمایندگان کارکنان برای تصویب برنامه تداوم عملیات واحد تجاری مشخص شده‌­اند؟

21. آیا سوابق مسافرت کارکنان ثبت و آسیب‌­پذیری آنها کنترل می‌شود؟

22. آیا واحد تجاری تمهیدات فاصله بین افراد در محل کار را در نظر گرفته است؟

23. آیا سیاست‌ها و ظرفیت‌­های کار در خانه بررسی و ارزیابی شده است؟

24. آیا لوازم کنترل شیوع بیماری از جمله دستکش برای کارکنان تهیه شده است؟

25. آیا مرخصی بیماران کنترل شده و علائم آنها گزارش می­‌شود؟

26.آیا پلتفرم یا کانال ارتباطی برای اطلاع‌­رسانی به کارکنان راه‌­اندازی شده است؟

27. آیا راه های ارتباط کارکنان با یکدیگر اعلام شده است؟

28. آیا با بیمه­‌گرها در ارتباط با بیمه بحث و بررسی انجام شده است؟

29. آیا در شرایط شیوع ویروس برنامه‌­ای برای جداسازی کارکنان کلیدی که امکان دورکاری برای آنها فراهم نیست اما برای انجام عملیات واحد تجاری ضروری هستند، پیش­‌بینی شده است؟

ملاحظات مهم و نکات برنامه­‌ریزی

پرسش‌ها

· هنگام واکنش به بحران، واحدهای تجاری باید عوامل برنامه­‌ریزی زیر را در نظر بگیرند:

· فناوری ارتباط کاری از راه دور می­‌تواند هم مشکل امنیتی و هم پهنای باند را به وجود آورد.

· ممکن است برخی از کارکنان اصلی واحد تجاری هرگز توانایی انجام کارهای مهم از خانه را امتحان نکرده باشند.

· کارکنان ممکن است نیاز به دسترسی به زیرساخت‌های خاصی داشته باشند (نرم‌­افزارها، فایل‌ها، سخت‌­افزارها) که در محیط دورکاری واحد تجاری مورد توجه قرار نگرفته باشد.

· اگر قرار است از ایمیل به عنوان وسیله ارتباطی اصلی استفاده شود، باید امکان از کار افتادن آن را نیز در نظر گرفت.

· مجرمان رایانه­‌ای و سایر متخلفان ممکن است از فرصت استفاده کرده و از ضعف­‌های موجود در ارتباطات از راه دور سو استفاده کنند.

30. آیا تنظیمات امنیتی برای ارتباطات دورکاری ارزیابی شده و افراد به سازوکارهای موجود در این زمینه دسترسی دارند؟ آیا دسترسی چندمرحله­‌ای برای کارکنانی که به شبکه­ واحد تجاری وصل می­‌شوند طراحی شده است؟

31. آیا زیرساخت‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات بررسی شده است تا ارتباط کارکنان و دسترسی مشتریان به خوبی انجام شود؟

32. آیا استفاده از رایانه‌­های غیرمجاز برای ارتباط با شبکه‌­های واحد تجاری (به‌ویژه در شرکت‌هایی که از کارکنان می‌­خواهند از رایانه شخصی خود استفاده کنند)، کنترل و نظارت می‌­شود؟

33. آیا محل نگهداری اسناد و مدارک مهم مشخص است؟ آیا در صورتی که محل نگهداری آنها در معرض ریسک باشد، دسترسی به این اسناد و مدارک امکان‌پذیر است؟

34. آیا سیاست پشتیبان‌­گیری از داده‌­ها و تعداد دفعات و کفایت آن بررسی شده است؟

35. آیا واحد تجاری برای ارتباطات تنها از سیستم ایمیل استفاده می‌کند؟

36.آیا نیازمندی­‌های پهنای باند و حجم داده مصرف شده برای کارکنانی که در خانه کار می‌­کنند پیش‌­بینی شده است؟

37. آیا از دسترسی کلیه کارکنان به اطلاعات مورد نیاز خود از طریق شبکه­‌های رایانه‌­ای اطمینان حاصل شده است؟