X
10 نکته برای مؤسسات ارائه‌دهنده‌ی خدمات حرفه‌ای در مورد نحوه‌ی پیاده‌سازی فناوری جدید در عمل
 

10 نکته برای مؤسسات ارائه‌دهنده‌ی خدمات حرفه‌ای در مورد نحوه‌ی پیاده‌سازی فناوری جدید در عمل

به یاد داشته باشید: فناوری همیشه در حال تغییر استاز امتحان کردن چیزهای جدید نترسید. با این حال، آن‌را با عقل سلیم بسنجید.
شنبه، 29 آبان 1400 | Article Rating

__________________

یک مؤسسه‌ی ارائه‌دهنده‌ی خدمات حرفه‌ای ممکن است به دلیل تمایل به ساده‌سازی راه‌حل‌ها، بهبود کارایی داخلی و صرفه‌جویی در هزینه‌ها از طریق استفاده‌ی مناسب از اتوماسیون، به سیستم ابری گذار پیدا کند یا برنامه‌هایی را که استفاده می‌کند تغییر دهد. به طور معمول، این تلاش توسط یک فرد یا افراد کلیدی هدایت می‌شود، اما موفقیت بلندمدت تغییرات فناوری تضمین نشده است. تنها پیاده‌سازی یک راه حل، دعوت از تعدادی کاربر، و امیدوار بودن به این که همه چیز آن‌طور که در نظر گرفته شده است کار کند، کافی نیست، زیرا این امر می‌تواند باعث شود برخی پروژه‌ها به طور کلی کنار گذاشته شوند.برای جلوگیری از این اتفاق، انجام تحقیقات مناسب و اجرای مؤثر بسیار مهم است. برای به حداکثر رساندن شانس معرفی موفقیت آمیز فناوری جدید در سازمان خود، مطمئن شوید که این مراحل ساده را دنبال می‌کنید:

1.  از متخصصان نسخه‌های آزمایشی دریافت كنید

فقط به ویدیوهای آنلاین تکیه نکنید و سعی کنید همه چیز را خودتان آزمایش کنید. به احتمال زیاد، از طریق صحبت با نمایندگان ارائه‌دهنده‌ی یك فناوری، چیزهای بیش‌تری یاد خواهید گرفت، بنابراین برای دریافت یك نسخه‌ی آزمایشی اقدام كنید، تا در طول عملکرد، راهنمایی‌های لازم را دریافت کرده و به همه‌ی ابهامات شما پاسخ داده شود.

2. تا حد امکان سؤال بپرسید

هر سؤالی را که در مورد راه حل مبتنی بر فناوری دارید بپرسید، حتی اگر فکر می‌کنید ممکن است جواب را بدانید، همیشه بهتر است مطمئن باشید. ایده‌ی خوبی است که  قبل از دریافت نسخه‌ی آزمایشی در مورد سؤالات احتمالی بارش فکری داشته باشید  تا مطمئن شوید چیزی را از دست نمی‌دهید.

3. از دوره‌های آزمایشی رایگان استفاده کنید

اکثر راه‌حل های فنی یک دوره‌ی آزمایشی رایگان دارند، و حتی اگر نداشته باشند، از آن‌ها درخواست كنید. هنگامی که برای نسخه‌ی آزمایشی رایگان ثبت‌نام می‌کنید، مطمئن شوید که این کار را در زمانی که واقعاً می‌خواهید از محصول استفاده ‌کنید انجام می‌دهید. به عنوان مثال، در طول زمانی که در تعطیلات هستید ثبت نام نکنید. به راه‌حل فنی، زمان و توجه  کافی اختصاص بدهید تا بتوانید واقعاً به آن عادت کنید. این امر در تشخیص مناسب بودن یا نبودن آن برای مؤسسه‌تان بسیار مهم است.

4. از مؤسسات همكار خود بازخورد بگیرید

یکی از نکات جالب در مورد حرفه‌ی حسابداری امروزی این است که صاحبان مؤسسات بسیار بیش‌تر از همیشه با هم همکاری می‌کنند. قبل از اجرای یك راه‌كار مبتنی بر فناوری، از مدیرتان بخواهید شما را با سایر کاربرانی که چگونگی پیاده‌سازی آن نرم‌افزار را می‌دانند، آشنا سازد تا تجربیات خود را با شما به اشتراک بگذارند. همچنین سعی کنید گروه‌های کاربرانی را كه در رسانه‌های اجتماعی برای آن ارائه‌دهنده‌ی نرم‌افزار وجود دارند، بررسی کنید. اکثر فروشندگان نرم‌افزار دارای انجمن‌های فعال هستند و شما می‌توانید میزان پاسخگویی تیم و نحوه‌ی برخورد آن‌ها با مشتریان فعلی خود را بسنجید.

5. سطح اشتراک مناسب را خریداری کنید

اکثر راه‌حل‌های فناوری محور با توجه به سطوح عملکردی که ارائه می‌دهند دارای چندین نوع اشتراک مختلف هستند. با این حال، اغلب افراد می‌خواهند در هزینه‌ها نیز صرفه‌جویی کنند. اگر سطح اشتراکی وجود دارد که به بهترین شکل با نیازهای شما مطابقت دارد، اما لزوماً ارزان‌ترین گزینه نیست، احتمالاً هنوز هم بهترین گزینه برای شما است. به یاد داشته باشید که اگر این کار به‌درستی انجام شود، شما با داشتن فرآیندهای داخلی بهتر، کارایی بیش‌تر  و خودکار شدن كارهای زمان‌بر، در پول خود صرفه‌جویی می‌کنید.

6. مطمئن شوید که برنامه‌های شما یکپارچه باشند

اتوماسیون و كارایی باید اهداف شما باشند و باید مطمئن شوید که برنامه‌های شما همگی با یکدیگر مطابقت دارند. روزهایی که فقط از یک نرم‌افزار استفاده می‌کردید گذشته است. این احتمال وجود دارد که چندین برنامه‌ی پشتیبان داشته باشید و همه‌ی آن‌ها باید در سطحی از یکپارچگی قرار داشته باشند که حداقل، پایگاه‌ داده‌های مشابهی را برای مشتری به اشتراک بگذارند. اگر مجبور باشید به طور مداوم اطلاعات مشابه را در چندین مكان مجدداً وارد کنید، نه تنها كارایی حاصل از فضای ابری را از دست خواهید داد، بلکه ریسک خطای بیش‌تری نیز خواهید داشت.در شرایط ایده‌آل، هر برنامه می‌تواند جریان‌های کاری و فرآیندها را در برنامه‌های دیگر نیز اجرا کند.

۷. در مورد زاپیر Zapier بیش‌تر بدانید

اگر ابزارهایی وجود دارد که می‌خواهید از آن‌ها استفاده کنید، اما در ماهیت یکپارچگی ندارند (یعنی به طور طبیعی با یکدیگر تطابق ندارند)، زاپیر ممکن است چاره‌ساز باشد. زاپیر در هماهنگ كردن ابزارهای مختلف برای کار با یکدیگر فوق‌العاده است. ابزار زاپیر بدون نیاز به برنامه‌نویسی كمك می‌كند، كارهای تكراری بدون نیاز به هیچ زحمتی، به راحتی انجام شوند.

8. یك فرد مسلط داخلی را تعیین کنید

این شخص تمام آن‌چه را که امكان دارد، خواهد آموخت تا به طورکامل محصول را درک کند. فردی مورد اعتماد در داخل کسب و کار که نه تنها مطمئن می‌شود برنامه کار می‌کند، بلکه از نحوه‌ی صحیح استفاده از برنامه نیز اطمینان می‌دهد. اگر تیم شما به اندازه‌ی کافی بزرگ است، پیشنهاد می‌شود که برای هر برنامه یک فرد متفاوت داشته باشید، در غیر این صورت، ممکن است یك فرد به‌عنوان رهبر فناوری داخلی بیش از حد تحت فشار باشد.

9. تیم خود را آموزش دهید و آن‌ها را به ماجراجویی تشویق کنید

دقت کنید که اعضای تیم، آموزش لازم برای استفاده‌ی درست از فناوری را فرا بگیرند و اطمینان حاصل کنید که ازاهمیت آن آگاه هستند و مزایای زیادی که می‌تواند به همراه داشته باشد را توضیح دهید. اعضای تیم خود را در فرآیندهای تصمیم‌گیری و اجرا بگنجانید. شامل شدن و آموزش دو رکن اصلی برای اطمینان از این هستند که فناوری به طور گسترده (و صحیح) استفاده می‌شود، بنابراین مطمئن شوید که از این دو ركن غافل نمی‌شوید.

10. اگر تغییر بزرگ است، کارشناس استخدام کنید

اگر در حال انجام تغییرات اساسی در سیستم‌های خود هستید و تخصص فنی مناسب ندارید که باعث درست پیش رفتن تمام کارها باشد، فرد کارشناسی را استخدام کنید تا همه چیز را یكپارچه كند. هیچ دلیلی برای اشتباه کردن وجود ندارد. چنین اشتباهی منجر به سردرگمی، تاخیر، و افزایش هزینه‌های پروژه می‌شود.

به یاد داشته باشید: فناوری همیشه در حال تغییر است

از امتحان کردن چیزهای جدید نترسید. با این حال، آن‌را با عقل سلیم بسنجید. فشار ناشی از معرفی برنامه‌های مختلف می‌تواند منجر به سردرگمی و  آزار كاركنان شما شود و به میزان قابل‌ملاحظه‌ای به بهره‌وری آن‌ها آسیب برساند، بنابراین فریب هر راه حل جدید و پر زرق و برقی که در بازار برنامه‌ها می‌بینید را نخورید.

هنگام اتخاذ یک محصول جدید، مطمئن شوید که همیشه یک راه خروج به خوبی تعریف شده از فناوری که در حال حاضر استفاده می‌کنید وجود دارد. اگر زمانی قابلیت آن راه‌حل فناوری محور كاهش یافت یا متوجه شدید که دیگر مناسب‌تان نیست، زیاد منتظر نمانید، چرا که در بلندمدت هزینه‌ی بیش‌تری برای شما خواهد داشت.

www.accountancyage.com ، 17 نوامبر 2021

تصاویر
  • 10 نکته برای مؤسسات ارائه‌دهنده‌ی خدمات حرفه‌ای در مورد نحوه‌ی پیاده‌سازی فناوری جدید در عمل
ثبت امتیاز
اشتراک گذاری